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転職の書類選考を通過したい!書類選考の意図やチェック項目なども解説

就活転職

「転職活動を始めたけど、なかなか書類選考を通過できない」と悩んでいる人は、少なくありません。転職活動で、最初に取り組むことは、書類の作成です。書類選考は、面接に進む前の重要なステップなので、書類作成は時間をかけて丁寧に行ってください。

今回の記事では、書類選考の意図や、書類選考に通過する方法などをまとめました。この記事を参考に、書類選考を通過し、希望する企業の面接に臨みましょう。

書類選考とは

書類選考は、応募者の書類の内容を審査して、次の審査である面接などに進む人を絞り込む選考方法です。応募者は企業が指定する書類を作成し、期日までに提出する必要があります。

履歴書や職務経歴書などを作成することが一般的ですが、クリエイティブ系の職種やエンジニアの場合、ポートフォリオを求められるケースもあるでしょう。また、企業指定のフォーマットを使用して書類作成する必要があることもあります。

書類選考だけで内定が決まることはある?

書類選考だけで内定が決まることは、ほとんどありません。しかし、書類選考だけでほぼ内定が決まるケースもいくつかあります。

具体的には、「必須条件の中に、公認会計士や弁護士など難易度の高い資格がある場合」「エンジニアやデータサイエンティストなど採用難易度が高い職種の場合」「緊急度の高い求人で経験やスキルがマッチしている場合」などが挙げられます。

転職の書類選考の意図

転職の書類選考には、企業側のどんな意図があるのでしょうか?意図は、主に2つあります。それは、「候補者を絞ること」と「応募者の情報を把握すること」です。それでは、1つずつ詳しく解説します。

候補者を絞る

1つめは、候補者を絞ることです。企業は、大勢の候補者の中から、面接に進んでほしい人を見極める必要がありますが、そのときの基準になるのが、履歴書や職務経歴書などの書類です。
書類選考の意味合いは、企業によって異なり、応募条件に合わない人を外すのが目的もあれば、採用できそうな人を絞り込むのが目的という企業もあります。しかし、「選考を効率化したい」というのは、どの企業にも共通しているようです。

候補者を絞るときの基準になるのが、「自社が求める人材にマッチしているか」です。職務経歴を確認して、募集要件のスキルや実績があるかどうかをチェックします。
ただし、募集要件のスキルや実績がないと、絶対に書類選考を通過できないわけではありません。その職種で発揮できるスキルやポテンシャルがあると判断すれば、書類選考を通過できるケースもあります。

応募者の情報を把握する

2つめは、応募者の情報を把握することです。企業にとって、応募者のスキルや実績などの情報を把握することは、配属部署の調整に役立ちます。
中途採用は、特定のポジションで応募することがほとんどですが、「募集する求人の条件には該当しないけど、他部署では活躍できるかも」という可能性もあるのです。

書類選考のQ&A

書類選考といえば、通過率や結果連絡のタイミングなども気になるところですよね。書類選考で多かった質問をまとめたので、ぜひご一読ください。

通過率は?

書類選考の通過率は、一般的に約15%と言われています。一次面接や二次面接の通過率は約30%、最終面接の通過率は約50%なので、書類選考がいかにハードルが高い選考かということがわかります。人気企業や人気職種の場合、さらに通過率は低くなりやすいでしょう。

また、転職時の面接は、人材不足になったときのみ採用を行うので、採用人数の枠が新卒枠よりも少ないのも、通過率が低い原因の1つです。
しかし、書類選考は、ハードルが高い分、通過できれば内定獲得の可能性が高くなります。通過率についてあまり考えすぎず、とにかく書類作成を丁寧に行うことが重要です。

結果連絡のタイミングは?

転職面接の結果連絡は、書類提出からおよそ1週間~2週間後と考えてください。大手企業や人気企業の場合、応募者が多いため、さらに日数がかかる可能性があります。
また、決まった選考スケジュールに添って連絡を行うため、返事に時間がかかるケースもあります。
一部の企業では、「~日以内に連絡します」と事前に教えてくれることもありますが、連絡がなかなか来ないこともあるかもしれません。
そんなときは、おそらく、営業日や採用担当者の人数・選考フローなどさまざまな要因が絡み、選考に時間がかかっている可能性があります。採用結果の連絡には若干のタイムラグが生じることもあることを理解しておきましょう。

手書きにするべき?

履歴書や職務経歴書は、手書きにした方がよいのか、パソコンで作成してもよいのか、悩む方も多いのではないでしょうか?特に指示がなければ、どちらでも構いません。重要なのは、書類の作成方法ではなく、「何を書いたか」です。

書類選考に再挑戦してもよい?

中には、一度不採用になった企業に再挑戦したいという方もいるかもしれません。以前と同じスキルのままで再挑戦したら、恐らくまた落ちる可能性があります。

しかし、資格を取得したり仕事に活かせる実績ができたりしてステップアップした場合は、再挑戦する意味は十分にあるでしょう。ただし、企業のホームページに、「再応募は不可です」と記載されていたら、再挑戦は控えてください。

結果待ち中に転職活動を進めてもよい?

書類選考の結果を待っている間、転職活動を一時中止してしまう人もいます。しかし、1社の結果をただ待っているだけだと、時間を無駄にしてしまうことになるでしょう。

複数企業への転職活動を平行することは、自分の選択肢や可能性を広げることにもつながります。結果を待っている間に、他企業への転職活動を進めておきましょう。

書類選考で落ちた理由を聞いてもよい?

書類選考で落ちた理由を知りたくても、企業へ直接聞くことは、避けた方がよいです。仮に、理由を聞いたとしても、本当の理由は教えてもらえない可能性が高いです。書類選考で何度も落ちている場合、まずは、何が不足しているのか自己分析してみましょう。

転職の書類選考で落ちる人の特徴

転職の書類選考で落ちる人には、共通する特徴があります。「面接になかなか進めない」「書類選考で落ちてしまう理由がわからない」という方は、以下の特徴に当てはまるものがないかチェックしてみてください。

転職回数が多すぎる

転職回数があまりに多い場合、企業は「またすぐに転職するのでは」「本人に何か問題があるのでは」とマイナス評価につながりやすいです。転職回数が多い場合は、応募書類に転職理由を簡潔に記載しておくことも、1つの方法です。

スキルが不十分

未経験OKの業種もありますが、応募条件には一定のスキルを必須にすることが多いです。
あまりにスキルが不十分な場合は、書類選考で落ちてしまうでしょう。もし、応募した仕事に必要なスキルや経歴があるならば、必ず記入することをおすすめします。

企業研究や自己分析が不十分

志望理由や自己PRが曖昧なものだと、企業研究や自己分析が不十分だとみなされやすいです。

中途採用の面接では、即戦力になる人材を求めています。即戦力になる人材とは、「自分の強みや改善点を理解した上で、企業との共通点や将来の目標などが明確な人」です。企業研究や自己分析が不十分な人は、即戦力として期待されることは、ほぼないでしょう。

企業とビジョンが不一致

自分のやりたいことと企業のビジョンが一致していなかったら、書類選考で落ちてしまう可能性が高いです。

企業は、自社の発展に貢献してくれる人を求めています。スキルがあってもビジョンの方向性が異なっていれば、「残念ながら、うちの会社には合わない」と判断される可能性が高いです。

履歴書などを使い回している

これは、絶対にやってはいけないことですが、履歴書や職務経歴書を使い回す人がいます。採用担当者は、志望理由や自己PRを読んでいると、ひと目で、使い回しているかどうかわかるのです。

「どんなにスキルがあっても入社意欲が感じられない人」を採用したいと思う企業は、ほぼないでしょう。複数の企業に応募する場合でも、1社ずつ丁寧に作成することが重要です。

書類選考に通過する方法

書類選考は、内定への第一歩です。書類選考に通過しないと、面接で自己アピールすることもできません。書類を作成するときには、いくつかのポイントがあります。ここでご紹介するポイントを意識した上で、書類作成に再挑戦してみてください。

スキルや実績をアピールする

転職では、仕事に活かせる経験・スキルが重視されることが多いです。企業が求める応募条件にマッチした経験・スキルをアピールしましょう。

もし、実務経験年数やスキルなどが足りなくても、ほかの部分でアピールすることで、採用担当者の印象に残る可能性もあります。

例えば、高い売上を達成するなど数字を使ってアピールするのもおすすめです。また、今までの業務で改善した点をアピールすることで、会ってみたいと思ってもらえる可能性が高くなることもあります。

伝えたいことを冒頭に

書類選考は、前半の3分の1の内容がポイントになります。企業は、毎日数えきれないほどの応募書類に目を通しています。1枚すべてに目を通す時間がないことも多いようです。前半の3分の1に、アピールしたいことを盛り込みましょう。

ポイントは、具体的な数字を入れることです。今までの仕事で、評価や売上・利益を数値化できるものがあれば、しっかりとアピールしてください。

「どのように書いたら熱意が伝わるか」「採用したいと思える人材はどんな人材か」などを、採用担当者目線で考えることで、書類選考を通過する可能性は高くなるはずです。

募集要項中にあるキーワードを入れる

履歴書や職務経歴書には、募集要項に記載している「キーワード」をできるだけ入れることがポイントです。キーワードは、企業によってもさまざま。企業のホームページや応募要項などを読み込んで、キーワードは何か考えてみましょう。

志望動機や自己PRにキーワードを盛り込むことで、採用担当者の目に留まりやすい文章になります。企業研究をしっかり行ったことも伝わり、入社意欲が伝わりやすくなるはずです。

自分の人柄がわかる文にする

自分を大きく見せようとせず、等身大の自分を素直に表現してください。どこかで聞いたことがあるような立派な言葉は、不要です。
志望動機や自己PRを自分らしい言葉で書いているかをチェックしましょう。仕事に活かせる、今までの経験も盛り込むと、オリジナリティある文に仕上がります。

1社ごとに丁寧に書類を作成する

複数の企業に応募する方も多いと思いますが、書類作成が雑にならないようにしてください。採用担当者は、数多くの履歴書・職務経歴書に目を通しています。ほかの応募者と差別化を図るには、「熱意がある」「自社で働いてほしい」と思ってもらうことが必須です。
しかし、応募企業数を増やしすぎると、企業研究がおざなりになりやすいのです。複数の企業に応募すること自体は、悪いことではありません。
書類を作成するときは、一社ずつ真剣に向き合いながら丁寧に書類を作成することが、重要なのです。

提出前にチェックすること

書類が完成したからといって、読み返さないまま、すぐに投函するのは避けたいものです。提出前に確認しておきたいポイントが3つあります。どれもビジネスマナーの基本なので、必ずチェックしてください。

記入漏れや誤字脱字がないか

履歴書や職務経歴書が完成したら、記入漏れや誤字脱字がないか、確認してください。書き忘れている記入欄があるかもしれません。
また、企業名や学校名などを間違えていないかも、要チェックです。ちなみに、名称は略語ではなく、正式名称を記載します。西暦と和暦の統一も忘れずに。
また、修正ペンや修正液を使って修正するのも、避けてください。間違ってしまったときは、書き直すことをおすすめします。
どうしても書き直すのが難しい場合は、該当箇所に打ち消しの二重線を引き、訂正印を押します。そのほか、摩擦で消えるボールペンや鉛筆出の記入も、控えてください。

わかりやすくて読みやすいか

応募書類は、読み手のことを考えて、わかりやすく読みやすくしましょう。長すぎる文章は読みにくい上、言いたいことも伝わりません。
文章は、「長すぎず短すぎず」を心がけてください。1つの文章を3行程度にしたり、句読点を適度に入れたりすると、読みやすくなります。

丁寧に書いているか

書類を丁寧に書くことは、ビジネスマナーの基本です。字が汚いと、企業に悪い印象を与えるでしょう。また、丁寧に書いていても、字が小さすぎると、読みにくくなってしまいます。文字の大きさやバランスを考えながら、丁寧に書くことがポイントです。
下書きせずに、いきなりボールペン等で記入すると、余白が多すぎたり、記入欄に文章が入りきらなかったりすることがあります。書類を作成するときは、下書きしてから清書することをおすすめします。

書類は1社ごと丁寧に作成するのが重要!自分の人柄や入社意欲を伝えよう

書類選考は、面接に進むための重要なステップです。複数の選考が同時進行しているとしても、自己PRや志望動機は使い回さず、1社ごと丁寧に作成してください。

十分な自己分析や企業研究を行ったかどうかは、書類を見れば一目瞭然です。スキルや実績を記載するだけでなく、自分の人柄や入社意欲もアピールして、「この人に会ってみたい」と思ってもらえるようにしましょう。


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