面接を辞退したいときはどうしたらよい？マナーや注意点などを徹底解説

選考の途中、さまざまな理由で面接を辞退したいと考えた人は、少なくありません。面接を辞退したいものの、「本当に辞退していいの？」「どのように伝えるべき？」と悩むこともあるのではないでしょうか？

この記事では、面接を辞退するときのマナーや注意点などをまとめました。現在、就職活動中の方は、ぜひ参考にしてください。

面接を辞退することはできる？

結論から言うと、面接の辞退は可能です。ただし、辞退するのであれば、できるだけ速やかに連絡してください。

企業は、書類選考をしたり、面接の準備をしたりと、採用活動に労力をかけています。面接直前で辞退すると、企業に多大な迷惑をかけることになります。企業にできるだけ迷惑をかけないように、面接辞退を決めた時点ですぐに連絡しましょう。

面接を辞退するケース

面接を辞退するケースには、さまざまなケースが考えられます。その中でも、特に多いケースを6つご紹介します。

大学の授業や試験と重なった

1つめは、大学の授業や試験と重なったケースです。企業側も、応募者が新卒の場合、学校を優先するべきことは十分に理解しています。

したがって、大学の授業や試験と重なったときは、正直に言っても問題ありません。授業や試験と重なっていることが判明したら、すぐに企業に連絡しましょう。

他社と面接日程が重なった

2つめは、他社と面接日程が重なったケースです。どの企業も、ほぼ同時期に選考を進めているため、他社の面接日程と被ってしまう可能性もあります。どちらの面接も受けたい場合は、面接の日程変更が可能かどうかお願いするのも、１つの方法です。

他社から内定をもらった

3つめは、他社から内定をもらったケースです。複数の会社に応募する人が多いと思いますが、本命の企業または優先順位が高い企業の内定が出たら、そのほかの企業の面接を受ける必要がなくなることもあるでしょう。

「辞退すると失礼なのでは」と考える人もいるかもしれませんが、ほかの企業で働くつもりなのに面接だけ受ける方が、かえって失礼になります。面接を辞退するときは、できるだけ早く連絡しましょう。

ビジョンの違いや社風のミスマッチを感じた

4 つめは、方向性の違いや社風のミスマッチを感じたケースです。就職活動を進めるうちに、仕事に求めるものが変わったり、自分がイメージしていた企業ではないことが判明したりすることもあるかもしれません。

一次面接で社員と話をしたりインターンに参加したりして、会社の雰囲気を体感することで、志望度が変わることは、よくあることです。

とはいえ、ストレートに「ビジョンが違うから」「社風に合わないから」というと、角が立ってしまいます。角が立たないよう、辞退することの伝え方を工夫しましょう。

体調不良

5つめは、体調不良のケースです。面接当日の朝、体調が悪かったり、面接に向かう途中に気分が悪くなることもあるかもしれません。

このケースは、体調が良ければ面接を受けたかったという人がほとんどでしょう。したがって、面接辞退を申し出るのではなく、面接の日程変更をお願いしてみてください。

先方が、日程を再調整した上で、再度連絡してくれる可能性が高いです。また、面接当日にWEB面接に切り替える可能性もあります。

家庭の事情

6つめは、家庭の事情です。例えば、家族の看病などやむを得ない事情があり、就職活動を続けられない状況になったときです。

事情によっては、詳しく伝えにくいこともあるでしょう。その場合は、「家庭の事情で」と書くだけで問題ありません。

面接を辞退するときのマナー

面接を辞退することを決めたら、社会人としてどのような行動をするべきでしょうか？先方に誠意と謝罪の気持ちを伝えるために、ここでご紹介する3つのマナーを必ず守ってください。

できるだけ早く連絡する

辞退することに罪悪感があっても、そこで躊躇して連絡が遅くなってしまうと、さらに企業に迷惑がかかります。辞退することを決めたらすぐに連絡するのが、マナーです。

早めに連絡することで、採用担当者は、あなたの面接を予定していた時間をほかの仕事に割り当てることができるのです。先方の貴重な時間を奪わないように、辞退を決めたら、できるだけ早く伝えましょう。

無断で辞退しない

辞退の連絡は、気が引けてしまうかもしれませんが、必ず連絡してください。連絡せずに無断で辞退することは、社会人として絶対にやってはいけないことです。

応募先企業に迷惑をかけるのはもちろんのこと、あなたの大学そして同大学からの志望者のイメージダウンにつながってしまう恐れもあります。

面接は、すべての希望者が参加できるわけではありません。その企業を志望していたけれど、定員オーバーでキャンセル待ちの人もいるかもしれないのです。また、OB訪問やOG訪問をした場合は、その人に迷惑がかかる可能性もあります。

ほかの企業に就職するから、もう関係ないと思っている方も、中にはいるかもしれません。でも、世間は意外と狭いもの。実際に働き始めてから、無断で辞退した会社と関わる可能性は意外とあるものです。

また、無断で辞退したという話が、どこでどのように広まるかわかりません。入社するつもりがなくても、辞退を決めたならばきちんと連絡して、誠意のある行動を心がけましょう。

連絡はメールが基本

辞退の連絡は、メールが基本です。電話の方がよいのではと思うかもしれませんが、電話は相手の時間を奪ってしまうので、メールで連絡してください。

メールでの連絡は、企業にとってもメリットがあるのです。まず、都合のよいタイミングで確認できます。さらに、メールは記録として残るため、連絡内容を後日確認できるのです。

面接辞退メールを作成するときの注意点

面接辞退をメールで連絡する方が、抵抗ないという人も多いかと思います。ただし、メールだからといって、好きなタイミングで気楽に送っていいわけではありません。ここでは、メールを作成するときに気を付けたいポイントをご紹介します。

件名や本文を簡潔にする

メールの件名や本文は、簡潔にすることが基本です。件名を【面接辞退のご連絡】にして、一目で「面接辞退のメール」とわかるようにしましょう。

担当者は、日々数えきれないほどのメールを処理しています。件名がわかりにくいものであったり、本文が長すぎたりすると、わかりにくくなってしまいます。先方の貴重な時間を奪わないようにするためにも、簡潔なメールを心がけましょう。

謝罪の言葉を入れる

メールには、謝罪の言葉が必須です。ただ、辞退したいと一方的に伝えるだけでは、「申し訳ない」と思っていることが伝わりません。謝罪の言葉をしっかりと伝え、相手が不快に思わないようにするのが、マナーです。

担当者の名前を間違えない

メールを送信する前に、担当者の名前を間違えていないか確認します。名字には「坂」と「阪」、「斉藤」と「斎藤」など、間違えやすい漢字も多いので、しっかりチェックしてください。

相手の名前を間違えるということは、相手に対する敬意がないということです。しかも、辞退を伝えるメールで、相手の名前を間違えてしまっては、失礼極まりない人と思われるでしょう。

署名や連絡先も忘れずに

メールの最後には、フルネームでの署名が必須です。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も併記しましょう。メール送信の際に、自動で署名を入力する設定にしておけば、毎回入力する必要もありません。

メールを送るのは営業時間内

メールは、相手の都合に合わせて読んでもらえますが、それでもメールを送るのは営業時間内にするのが基本です。万が一、営業時間外のメールになってしまう場合は、お詫びの言葉を一言付け加えるのも忘れずに。

また、就職活動中は、さまざまな企業とメールのやりとりをしている人も多いはず。送信履歴から送信先を選ぶ場合は、くれぐれも送信先を間違えないようにしてください。

面接辞退のメール例文

面接辞退を伝えるメールのポイントはわかったものの、メールの基本的な構成を知りたい方も少なくありません。そこで、メール例文を1つご紹介しますので、面接自体の際にはぜひ参考にしてください。

【件名】面接辞退のご連絡

株式会社〇〇〇
人事部　採用担当　〇〇様

先日、〇次面接のご連絡をいただいた〇〇大学の〇〇〇〇（自分の名前）と申します。その節は、誠にありがとうございました。

〇月〇日の選考ですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、辞退することになり、大変申し訳ございません。身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しをいただきたくお願い申し上げます。

本来ならば、直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
〇〇〇〇（自分の名前）
090-××××-××××
×××＠×××.com

電話で面接辞退を伝えるべきケース

面接を辞退する場合、基本的にはメールで伝えますが、電話で面接辞退を伝えた方がよいケースもあります。それは、「急ぎで辞退を伝えたいとき」と「二次面接以降のとき」
です。

急ぎで辞退を伝えたいとき

辞退を決めたのが、面接前日だったり当日だったりする可能性もあります。この場合は、メールだと間に合わない可能性があるので、電話で伝えるのがよいでしょう。

また、メールを送ったものの、返信が面接前日の夕方になっても確認できない場合は、先方がメールに気付いていない可能性があります。その場合も、電話で連絡しても構いません。

二次面接以降のとき

面接を辞退するタイミングは、人によってさまざま。一次面接を辞退するケースもいれば、最終面接を辞退するケースもあります。

選考が進めば進むほど、企業は「あなたと一緒に働きたい」と思っています。自分のために多くの時間を使っていただいたことを考慮して、電話で辞退の連絡をした方が好印象になるでしょう。

電話で面接辞退を伝えるときのポイント

電話で面接辞退を伝える場合、時間帯や電話する場所に注意する必要があります。また、担当者が不在だったとき、すぐに折り返し連絡をもらえるケースもありますが、その日中に連絡がとれないケースもあります。その場合、どんな伝言をお願いしたらよいのでしょうか？

電話する時間帯

電話する場合、営業時間内に電話するのが、基本です。営業時間は企業によっても異なるので、公式サイトで確認しておくと安心です。

ちなみに、営業時間だったら、いつでもいいわけではありません。営業開始したばかりの時間や終了直前の時間は、避けるのがマナーです。もし、電話をかけようと思ったとき、営業時間を過ぎていたら、翌日、営業時間内に連絡しましょう。

電話するときの場所

電話するときは、落ち着いた環境が望ましいですが、出先で電話するシチュエーションもあるかもしれません。特に、在職中に転職活動を行っている場合、昼休みまたは勤務時間中の出先に電話することもあるでしょう。

その場合は、周囲の環境に十分に配慮してください。賑やかな場所や、地下など電波が弱い場所は避けましょう。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合、名前と応募職種、面接日時、面接を辞退すること、謝罪の言葉を採用担当者に伝えてもらいましょう。念のためにメールも送っておくと、伝え漏れの心配がありません。

辞退に関するQ＆A

辞退に関する基本的なマナーはわかったものの、先方から返信がないケースもあれば、辞退の理由を聞かれるケースなどもあります。想定外のケースにも落ち着いて対応できるよう、辞退に関するさまざまなケースをご紹介します。

先方からの返信がないのはなぜ？

辞退をメールで連絡しても、返信がなかなか来ないと、心配になりますよね。でも、企業は、大勢の応募者の選考をしています。特に、繁忙期だと仕事が忙しく、メール返信が後回しになってしまうことも多いのです。面接前日までは、メール返信を待っていましょう。

企業から引き留められた場合は？

企業から引き留められるということは、それだけあなたに期待しているということです。場合によっては、条件を見直してくれる可能性もあるかもしれません。

とはいえ、引き留められても、本命企業の内定が決まっていたり、辞退の気持ちが固まっている場合は、正直に伝えてください。ただし、企業から引き留められるケースは、ほとんどないと思ってよいでしょう。

辞退の理由は詳しく説明するべき？

辞退の理由を聞かれたら、できるだけ正直に伝えることが望ましいです。ただし、その企業への不満や批判は決して言わないこと。相手に不快な思いをさせないことを念頭に、真摯な態度で理由を伝えるようにしましょう。

もし、言いにくい事情の場合は、無理に説明する必要もありません。「一身上の都合で」という表現で、辞退の意を述べましょう。ただし、具体的な理由を述べない分、謝罪の気持ちを丁寧に伝える必要があります。

転職エージェントと企業どちらに先に連絡？

転職エージェントを利用している場合、面接を辞退したいときは、まずはエージェントに連絡するのがマナーです。エージェントの担当者に面接辞退の旨を伝えたら、エージェントが企業に辞退の連絡をします。くれぐれも、企業に直接連絡しないでください。

一度辞退したけど再エントリーできる？

一度辞退したけど、やっぱりエントリーしたいと考える人もいるかもしれません。しかし、面接を辞退するということは、今後すべての選考を放棄するということです。いったん辞退したら、再度エントリーできない可能性が高いと考えてください。

辞退は、軽はずみな気持ちで決めてはいけません。本当に辞退してよいのか、慎重に決断することが必要です。辞退したものの、どうしても再エントリーしたい場合は、半年～1年経ってからにしてください。

面接を辞退するときはできるだけ早く！謝罪や感謝の言葉も忘れずに

面接を辞退したいと連絡することは、気が引けるかもしれませんが、面接直前まで連絡しなかったり無断で辞退したりする方が、企業にとっては迷惑です。

辞退を決めた時点で、すぐに連絡しましょう。その際は、連絡する時間帯やメールの内容にも配慮するだけでなく、謝罪や感謝の気持ちもしっかりと伝えてください。どんな状況であっても、社会人として気持ちのよいコミュニケーションを心がけたいですね。