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面接の日程を変更してもよい?日程変更の連絡方法や正しい伝え方を解説
|面接
面接の予定が入っているものの、やむを得ず面接の日程を変更したいことも、ときにはあるのではないでしょうか?そうはいっても、「面接の日程を変更したいと伝えたら失礼になる?」「メールと電話どちらで伝えるべき?」など、色々と悩むところですよね。
この記事では、面接の日程変更の連絡方法や正しい伝え方、メールや電話をするときの注意点などをご紹介します。面接日程の変更は誰でも可能性があることなので、万が一に備えて、しっかりと理解しておきましょう。
もくじ
面接の日程を変更することはできる?
面接の日程変更をお願いするのは、なんだか気が引けてしまうという人も、少なくありません。また、選考に影響があるのではと懸念する人も、いるようです。
結論から言うと、正当な理由があれば、面接の日程を変更することは可能です。さらに、日程変更が理由で、選考を落とされることはありません。
採用担当者は、スケジュール調整が難しいケースがあることも十分に承知しています。実際に、日程変更をお願いする学生も多数います。重要なのは、お願いするときの態度です。あなたが誠実な態度であれば、採用担当者もきっと快く対応してくれるはずです。
日程変更は1回だけ
ただし、日程変更は、1回だけにしてください。2回以上日程変更を申し出ると、マイナス印象を抱かれやすいです。最悪の場合、選考を落とされる可能性もあるかもしれません。
よほどの体調不良や事故などでない限り、何度も日程変更を申し出たら、スケジュール管理能力や入社意欲に疑問を持たれる可能性があるでしょう。
企業は、忙しい中、採用活動に時間や労力をかけています。日程変更を何度もお願いしたら、採用担当者は何度もスケジュール調整をしなければいけません。日程変更をお願いする際は、「先方の貴重な時間をいただいている」という認識を忘れないようにしましょう。
したがって、日程変更を申し出るときは、「間違いなくこの日なら大丈夫」という日にしてください。「とりあえずこの日にしておこう」という気持ちで、日程変更をするのは辞めましょう。
日程変更の連絡方法
面接の日程変更をお願いしたい場合、メールと電話どちらがいいのでしょうか?「メールの方が失礼?やっぱり電話の方がよい?」と悩んでいる人もいるかもしれません。連絡方法は、状況に応じて変えることがポイントです。
基本はメール
面接日程の変更が必要になったら、メールで連絡してください。メールは、都合のつく時間帯に確認や返信できるため、企業にとっても連絡しやすいツールなのです。
しかし、メールだからといって好きな時間帯に気軽に送信するのでなく、企業の営業時間ない且つお昼の休憩時間を避けるといった配慮も忘れずに。
直前の場合は電話
面接前日または当日の場合は、電話で連絡します。急ぎの場合は、一刻も早く伝える必要があります。メールは、タイトルを見ただけで本分を読んでいないかもしれないし、メールにまだ気づいていないかもしれません。
「電話をかけるのは苦手」と躊躇っている暇はありません。面接の時間は刻一刻と近付いているのです。少しでも早く電話して、誠意そして謝罪の気持ちを伝えてください。
日程変更したい理由の伝え方
日程変更したいときは、他社選考と重なった場合や大学の授業と重なった場合など、さまざまなケースがあります。正直に理由を伝えてよいケースもあれば、言い方を工夫した方がよいケースもあるでしょう。
それでは、日程変更したい理由の伝え方を、それぞれのケースに併せて解説します。
他社選考と重なった場合
他社の選考と重なった場合は、伝え方を工夫する必要があります。「我が社は志望度が高くない」と思われたら、好印象にはならないでしょう。
もし、本命企業の面接と重なっているとしても、正直に伝えることはおすすめしません。「先約があるため」または「別の予定があるため」などといった表現が望ましいです。
大学の授業や試験と重なった場合
「学生の本分は、学業」ということは、企業も十分に理解しています。したがって、大学の授業や試験と重なった場合は、正直に伝えて問題ありません。とはいえ、企業に迷惑をかけるのは事実です。謝罪の気持ち、そして入社意欲をしっかりと伝えましょう。
部活やサークル活動と重なった場合
部活やサークルの場合は、内容にもよるでしょう。例えば、いつもと同じ活動であるならば、面接の日程変更をお願いする理由にはなりませんが、大事な試合と重なってしまった場合など特別な場合は、正直に伝えても問題ありません。
もちろん、大学の授業や試験と重なったときと同様に、謝罪の気持ちと入社意欲をしっかりと伝えてくださいね。
急用が入った場合
急用とは、身内の不幸や予想外の事故、トラブルなどです。面接にどうしてもいけない急用が入った時点で、すぐにお詫びの連絡をしましょう。急用の場合は、まずは電話で連絡することをおすすめします。
急用の場合、その時点で、すぐに代わりの日を提示できない可能性もあります。まずは、面接に行けなくなってしまったことを伝え、謝罪の気持ちを述べます。
そして、「予定がわかり次第すぐにご連絡しますので、面接の場を設けていただけないでしょうか?」とお願いしてみてください。
体調不良の場合
体調不良の場合も、正直に伝えてください。体調不良も、急用と同じく、すぐに代わりの日を提示できない可能性があります。まずは、体調不良で行けなくなったことを伝えてください。
その後、謝罪の気持ちを述べ、体調が落ち着いたら面接の場を設けていただけないか、お願いしてみましょう。
日程の勘違いや寝坊の場合
日程の勘違いや寝坊は、完全に自分のミスです。とはいえ、正直に伝えるとマイナス評価につながるのではと思い、ウソの理由を伝えると、さらにマイナス印象になります。
正直に、自分のミスで面接に間に合わないことを伝え、謝罪の言葉をしっかりと述べます。そして、面接日を再設定していただけないか、相談してみてください。
「寝坊して30分ほど遅れそう」という場合も、採用担当者に正直に遅れる理由を伝えましょう。そして、この時間なら絶対に到着できる!という確実な、予想到着時間を採用担当者に伝えることが重要です。
日程変更をお願いするときのポイント
それでは、日程変更をお願いするとき、どんな点に注意したらよいのでしょうか?以下でご紹介するポイントをしっかりと頭に入れておきましょう。
まずは謝罪
謝罪の言葉は、「すみません」ではなく、「申し訳ございません」です。「すみません」は汎用性が高く幅広いシーンで利用できる言葉のため、ビジネスシーンで使う言葉には適しません。謝罪の気持ちを伝えるときは、謝罪の言葉も意識する必要があります。
日程を変更してもらうことは、当たり前のことではありません。どんな理由であれ、企業に迷惑がかかるのは確かです。謙虚な姿勢で、謝罪の言葉を誠意をもって伝えることが重要です。
代わりの日程候補は3つほど
日程変更に関するやりとりは、できるだけスマートに終わらせたいものです。候補日は、1日に限定しないで、3つほど掲示するとよいでしょう。さらに、「〇日は、〇時~〇時まで空いております」と可能な時間帯も掲示すると、担当者もスケジュール調整しやすくなります。
面接当日のお礼も忘れずに
面接当日、改めて、日程変更していただいたお礼を伝えるようにしましょう。「電話やメールで謝罪の気持ちを伝えたからもう十分」ではないのです。面接当日も、感謝の気持ちを伝えることで、「丁寧な人」「きちんとしている人」と好印象になる可能性があります。
メールを送るときの注意点
メールを送るときは、ビジネスマナーの基本を押さえておくことが重要です。文面ができたらそのまま送信するのではなく、一度保存して、誤字脱字がないか、わかりやすいか、などを確認してください。そして、以下のポイントも押さえておきましょう。
件名はシンプルに
企業には、学生から日々数えきれないほどのメールが送られてきます。メールの件名は、一目で内容がわかるものにすることで、目が留まりやすくなるでしょう。
件名は、シンプルに「面接日程変更のお願い【学校名 名前】にするのが基本です。謝罪の言葉などを件名に入れると、メールの用件がわかりにくくなるので、避けてください。
返信は24時間以内
担当者から返信があった場合、24時間以内に返信するのがマナーです。ちなみに24時間以内だったら、いつでもよいわけではありません。当日の営業時間中が望ましいです。
もし、スケジュールが未確定で、すぐに返信できない場合は、「日程を再度確認して、〇日までにご連絡差し上げます」と伝えるとよいでしょう。
また、変更後の面接日程の確認で、企業からメールが来る可能性もあります。その場合も、返信した時間から24時間以内に返信するのがマナーです。
返信は相手の文章を残したまま
返信の際には、相手の文章を残したままにしてください。返信するとき、相手のメール内容を消さないことで、どんなやりとりをしたかが一目瞭然になります。なお、返信の際には、件名にもRe:を付けたままで問題ありません。
署名も忘れずに
署名とは、学校名と氏名、連絡先のことです。用件を伝えて結びの挨拶を入れた後に、署名を入れます。署名は、毎回必ず入れてください。
署名を作成した際に、スマートフォンとPCの両方で表示してみることをおすすめします。どちらから見ても表示がズレていないか確認しておくと、安心です
電話をかけるときの注意点
次は、電話をかけるときの注意点です。SNSでのコミュニケーションがメインになり、固定電話に電話をかける機会がほとんどないという人も多いのではないでしょうか?ここでは、電話をかけるときの注意点をご紹介します。
電話を掛ける場所や時間帯を考慮する
騒がしくない場所で、落ち着いて電話をかけるのが、ビジネスマナーです。電話を掛ける時間帯は始業時間や就業時間、休憩時間のあたりは避けてください。具体的には10時~12時、14時~16時半くらいがよいでしょう。
変更した日時を復唱する
変更した日時を、必ず復唱しましょう。日にちや時間などを聞き間違えている可能性もあるので、確認の意味を込めて、復唱することが重要です。「〇月〇日の〇時に伺います、よろしくお願いいたします」と復唱して、聞き間違いのミスを防ぎましょう。
電話後にお礼メールを
電話で日程変更をお願いし、了承していただいた場合、電話を切った後すぐに、お礼のメールを送ってください。文面で残しておくことで、お互いに日程を間違えるリスクを避けることができるし、丁寧な印象を与えることもできます。
日程変更の連絡はできるだけ早く!簡潔に用件を伝えよう
面接日程の変更が必要になったときは、できるだけ早く連絡してください。メールにしても電話にしても、用件は簡潔に伝えることが重要です。忙しい中、相手の貴重な時間をいただいているという認識を忘れずに、謝罪の言葉と感謝の気持ちもしっかりと伝えましょう。