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事務職未経験でも挑戦したい!志望動機の書き方や有利な資格などを解説

事務仕事探し

事務職は、どの企業でも必要とされる仕事の1つ。事務職への転職を考えている方は多いのではないでしょうか?「未経験の仕事だけど挑戦したい」という方も少なくありません。

事務職は、異動や転勤が少なく、落ち着いた環境で仕事できるため、人気の職種です。そして事務職といっても、仕事内容は書類整理や電話応対だけでなく、実に多岐にわたります。志望動機を書くときは、予めそれぞれの仕事内容を理解しておくことが重要です。

今回は、事務職の主な仕事内容や志望動機の書き方、有利になる資格などについて解説します。事務職未経験の方も、ぜひ参考にしてください。

事務職未経験でも大丈夫?

事務職は、未経験OKの仕事も多数あります。ただし、事務職は異動や転勤も少ないだけでなくプライベートとも両立しやすいため人気の仕事です。競争率が高いので、しっかりと準備する必要があります。

事務職の仕事内容

事務職は、一般的にどの企業でも必要とされる仕事です。仕事内容は、主に事務や雑務、接客です。事務職と一言でいっても、一般事務や営業事務、経理事務など職種によっても仕事内容は異なります。まずは、それぞれの仕事内容を理解した上で、どの事務の仕事がいいのか考えましょう。

一般事務

一般事務の仕事は、総務とも呼ばれます。多くの人がイメージする事務は、この一般事務といっても過言ではありません。会社全体をサポートし、データ入力や電話応対、契約書類の作成、ファイリングや備品管理などを行います。また、雑務も仕事の1つで、玄関やトイレ、会議室や廊下などの清掃や事務用品の補充などもあります。

そのほかに、社内行事の運営や公式WEBサイトの管理、空調設備の管理なども行います。来客があるとき、対応やお茶出しをするのも仕事です。

営業事務

営業事務の仕事は、営業部のアシスタント業務です。社内業務と社外業務があり、社内業務には見積もり作成や顧客対応、データ入力や商品の受発注、社外業務には顧客との電話のやりとりやメール対応などがあります。事務職ではありますが、どちらかというと営業寄りの仕事で、一人の営業につくケースと営業部全体の営業を数人で分担するケースがあります。

経理事務

経理事務の仕事は、会社のあらゆるお金の管理業務です。具体的には、給与計算や従業員への経費の支払い、仕入れや売上などの管理などがあります。簿記や会計に関する知識などが求められます。

その他

その他にも医療事務や貿易事務、秘書などもありますが、専門性が高い仕事のため年収は高めです。まず医療事務は、医療現場での事務職で、専門の資格が必要です。主に、レセプト業務や外来患者の受付が仕事です。貿易事務は、海外とのデリバリー業務や通関書類の作成などを行います。英語のスキルも必要で、年収は事務職の中でも高いです。

一方、秘書の仕事は社長や役員の仕事のサポートで、スケジュール管理や来客対応などを行います。気配りや頭の回転の速さが必要な仕事といえるでしょう。

事務職に適しているタイプ

事務職は、単純作業や細かい作業が多いのが特徴です。また、PCスキルやコミュニケーション力、集中力や正確に仕事をこなす力なども求められます。事務職を希望している方は、ここでご紹介する6つのタイプに自分が当てはまっているか確認してみることをおすすめします。

明るい性格

事務職は、いわば会社のムードメーカーです。明るくいつも笑顔でいることで、周りの人が気持ちよく働くことができます。社員やお客様など誰に対しても、明るく笑顔で接することができる人は、事務職に適しているでしょう。

気配りができる

気配り上手な人も、事務職に適しています。事務職は、裏方として会社全体をサポートするのが役割です。自分の成果を出したいという人よりも、社員が働きやすいようにサポートしたいという気持ちがある人に最適です。周りの人に気配りができる人は、事務職に欠かせない存在になるでしょう。

単純作業を正確に行える

事務職には書類作成やデータ入力などの単純作業が多いですが、スピーディーに行えるだけでなく正確に行えることが必須です。細かい数字やデータを管理することが多いため、ミスすることなく正確にこなさなければなりません。単調な作業でも集中して仕事に打ち込める人は、事務職に向いています。

コミュニケーション力がある

事務職は一見デスクワークですが、一人で黙々と机に向かっているだけではありません。社内・社外のさまざまな人とやり取りをするため、コミュニケーション力が必要です。スタッフの意図を汲み取って的確に仕事をこなす必要があるため、コミュニケーション力があると仕事をスムーズに進めやすいでしょう。

複数の仕事を同時進行できる

事務の仕事は、複数の仕事を同時進行することもしょっちゅうです。1つの仕事が終わってから次の仕事に取り組むといったように自分のペースで進めるのは難しく、さまざまな仕事を頼まれることが多いです。仕事に優先順位をつけながら、効率的に仕事をこなすスキルも求められます。複数の仕事を同時進行できる人は、事務職で重宝されるでしょう。

積極的に仕事を工夫して行える

従来は、事務職の役割といえばルーティンワークを正確に行うことでしたが、今後はそれに加えて、生産性を高める工夫や仕事の効率を高める方法などを積極的に提案していくことも必要になります。与えられた業務をこなすだけでなく、自分から積極的に仕事を工夫して行える人は歓迎されること間違いなしです。

事務職に有利になる資格

事務職に有利な資格には、日商簿記検定やMOS、ビジネス文書検定などがあります。資格があると就職に有利になることがあるので、興味ある職種に有利になる資格について調べておくとよいでしょう。

日商簿記検定

日商簿記検定といえば、事務職の定番の資格です。誰でも受験することができ、初級から3級、2級、1級とありますが、事務職で重宝されるのは3級以上です。簿記の資格は、事務職ならはどの仕事でも活かせるので、資格を取っておくことをおすすめします。

MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)

MOSは世界共通の資格で、ExcelやWordなどのマイクロソフトオフィスの知識とスキルをレベルアップさせるのが目的です。事務職はパソコンでの作業が必須なので、MOSを取得することで作業効率がアップするでしょう。この資格があると、事務職未経験でも即戦力として活躍する可能性が高くなります。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定は、ビジネス文書作成に必須のスキルを評価する検定です。誰でも受検可能で、案内状や礼状などのビジネス文書が書けるようになります。必須の資格ではありませんが、取得しておくと事務職の仕事で役立つはずです。

志望動機で必ず書きたいこと

書類選考そして面接の両方で重要になるのが、志望動機です。書類選考にしろ面接にしろ、採用担当者は応募者のことを短時間で、採用するかどうか決めなければいけません。その際の大きな判断基準になるのが、志望動機なのです。他の応募者と差別化できるオリジナリティある志望動機にしたいもの。

志望動機は、仕事への意欲や活かしたいスキルや経験などをアピールするチャンスです。ここでは、志望動機で必ず書きたいことをご紹介するので、参考にしてください。

どんなスキルや経験を活かせるか

事務職の経験があれば、具体的にどんな事務の仕事をしていたのか詳しく書きましょう。事務職の経験がなくても、アピールできるスキルや経験がないか、自分の過去を振り返って考えてみてください。

パソコンスキルがある場合は、WordやExcel、パワーポイントなどでどんな操作ができるか具体的な説明が必要です。また、学生時代のアルバイト、ボランティアやゼミなどでの経験で事務職に活かせるものがあれば、それも話すとよいでしょう。

事務職に必要な資格を取得しておいたりするのも、仕事への意欲が伝わります。未経験だからといって諦めるのではなく、事務職で働くために努力していることを話すことが、採用への第一歩です。

なぜその企業を志望したのか

志望動機には、その企業を志望する理由が必要です。「人気の企業だから」「周りの人に勧められたから」といった理由では、説得力がありません。

まずは、企業の㏋やパンフレットで企業理念や業務内容、求めている人材などを十分に理解しましょう。そして、その企業のどんなところに魅力を感じたのかを説明した上で、企業が求める人材と自分の強みがマッチしていることがわかる志望動機を作ります。

また、志望理由には、給料や福利厚生などの勤務条件だけを書くのはくれぐれも避けてください。待遇が良ければどこの会社でもいいのかと思われてしまう可能性があります。数ある企業の中からその企業をなぜ選んだのかが、採用担当者にきちんと伝わる志望動機を作成しましょう。

なぜ事務職を選んだのか

さまざまな職種がある中で、なぜ事務職を選んだのかを自分の言葉で伝えることも大事です。事務職は転勤や異動が少なく、プライベートと両立しやすいのが魅力ですが、志望理由がそれだけだと、仕事への意欲が伝わりません。あくまで、事務職の仕事への意欲が伝わる志望理由にするのがポイントです。事務職で活かせるスキルや経験、性格などを話すことをおすすめします。

明確なキャリアプラン

就職はゴールではなく、スタートです。「この企業でこんな仕事をやりたい」「こんな風にスキルアップしたい」と明確なキャリアプランを考えてみましょう。数字を盛り込んだ具体的な目標を設定するのもおすすめです。

未経験でも転職成功するコツ

事務職未経験でも応募できる求人は多数ありますが、事務職経験者と比べるとハードルが高くなるのも確かです。転職を成功させるには、6つのコツがあります。ここでご紹介するコツを押さえることで、成功率が高まるでしょう。

積極的に応募する

未経験でも、募集できる求人はあります。人気の職業で求人倍率は高いですが、まずは積極的にどんどん応募しましょう。応募を先延ばしにしていると、採用枠が埋まって募集終了になるかもしれません。

年収ばかり気にしない

年収を気にしてしまうと、未経験で応募できる求人はさらに限られてしまいます。事務職未経験の場合、年収は低い可能性もあるので、それを理解した上で応募しましょう。

面接では志望動機を掘り下げる

面接のときは、志望動機をより掘り下げて伝える工夫が必要です。履歴書とまったく同じ内容を話すだけでは、採用担当者に意欲や熱意が伝わりにくいでしょう。面接では、具体的なエピソードを交えながら、さらに詳しく話してみてください。

条件にこだわらない

給与や待遇、勤務地などの条件も重要ですが、条件にこだわりすぎると応募できる求人が限られてしまいます。あまり条件にこだわらずに、まずは自分が興味のある会社や仕事を探すことをおすすめします。

正社員にこだわらない

事務職の求人は、正社員だけではありません。契約社員や派遣社員でも、事務職の求人は多いです。正社員にこだわらず、他の雇用形態で入社するのも1つの方法です。いずれ正社員を目指したい方は、正社員雇用制度があるかどうか確認しておくとよいでしょう。

転職サービスや人材紹介サービスを利用する

転職サービスや人材紹介サービスでは、一人ひとりの条件やスキルにマッチした求人を紹介してくれます。Eスタッフは地元採用・地元派遣だから、通いやすく仕事を長く続けやすい環境です。さらに、雇用形態や稼働時間関係なく、月給制なのもポイント。すべてが正社員雇用で、派遣契約期間が切れても次の仕事を紹介してもらえます。色々な職業を体験したい人にもぴったりといえるでしょう。

熱意が伝わるように志望動機をしっかりと作り込もう

事務職は人気の仕事なので就職するのは大変ですが、まずは、企業研究と自己分析をしっかり行った上で、志望動機を作り込んでください。たとえ事務職未経験でも、熱意や活かせるスキルそして意欲があれば、採用されることは大いにあります。未経験だからと諦めるのではなく、自分に必要な資格やスキルは何か考え、しっかりと準備して面接に臨みましょう。

面接に対する不安や悩みなどありましたら、当社の無料相談窓口をお気軽にご利用ください。

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